如何自我组织：掌握控制权、节省时间和提高工作效率的简单方法

书中给我启发最大的几个点：

SMART原则设定目标：让目标更清晰、可实现。

重要紧急矩阵：优先处理重要的事情，而非被紧急的事情牵着鼻子走。

“五D原则”：快速处理信息，不让信息变成负担（丢弃、处理、决定未来行动、指导、存储）。

构建良好习惯：用习惯的力量替代意志力，更高效地完成任务。

建立良好的工作空间：一个整洁、舒适的工作环境是高效工作的前提。

第一章：知道你的目标

• 自我组织的理由
• 对组织的态度
• 设定目标
• 平衡生活中的不同元素
• 确定日常优先事项

第二章：组织你的时间

• 你现在如何使用时间
• 规划你的活动
• 活动跟踪
• 安排你的时间 – 估计时间需求
• 拖延
• 按时完成任务

第三章：了解你的工作方式

• 在适当的时间安排任务
• 保持专注和动力
• 利用习惯的力量
• 有条理地做决定

第四章：组织信息

• 识别重要信息
• 采用系统的方法
• 避免过载
• 提高阅读效率
• 管理你的记忆力

第五章：组织你与他人合作的方式

• 会议策略
• 远程会议
• 会议的替代方案
• 授权
• 克服干扰和打断
• 学会说“不”

第六章：组织你的空间

• 解决杂乱无章的工作空间
• 清理家中的杂物

第七章：组织文件系统

• 组织电脑文件
• 手动归档纸质文件
• 数字化纸质文件

第八章：有效使用科技

• 知道什么时候不使用科技
• 软件选择
• 有用的工具
• 快速输入数据
• 组织网络研究

第九章：在家工作时自我组织

• 平衡
• 专注
• 沟通与合作
• 安全
• 合适的工作空间

第十章：保持良好的工作状态

• 回顾你的目标
• 找到保持正轨的方法
• 如果旧习惯再次出现怎么办？

第一章：知道你的目标

1.1 自我组织的理由

• 列举了人们没有良好组织性时会出现的种种问题，例如：工作缺乏方向、难以区分优先级、时间流逝却一事无成、无法按时完成任务等。
• 接着分析了造成自我组织问题的三大原因：外部压力、系统失灵和个人因素。
  
  • 外部压力：包括信息过载、不断被打扰和糟糕的工作环境等。
  • 系统失灵：缺乏管理时间和信息的策略和惯例，以及未能正确使用工具等。
  • 个人因素：包括对某些任务感到焦虑、追求新奇而导致工作不连贯、追求完美主义、承担过多任务、不愿授权或拒绝他人等。
• 要解决自我组织问题，首先要认清问题根源，并对症下药。

1.2 对组织的态度

• 人们往往并不为缺乏组织性感到羞耻，甚至将其视为一种可爱的品质，认为这代表着自己不墨守成规、不拘泥于细节。
• 这种态度不利于我们提升自我组织能力，并列举了以下阻碍人们改变的常见想法：
  
  • “我一直都是这样，我不确定自己能否改变。”
  • “我天生就不整洁。”
  • “我很容易分心，无法长时间集中注意力。”
• 克服这些消极想法的方法是寻找反例，即找出生活中自己已经具备良好组织性的方面。
  
  • 例如，即使生活混乱不堪，也总会有一些物品被整齐地存放着，一些例行公事能够快速有效地完成。
• 要关注做得好的方面，并思考如何将这些成功经验迁移到其他方面。
• 除了直接与组织相关的优势外，其他更普遍的品质也能发挥作用。
  
  • 例如：适应能力、韧性、耐心、决心、自制力、分析能力、创造力、好奇心、洞察力和多才多艺等。
• 介绍了“假装直到成功”的技巧，即通过刻意练习和完善想要拥有的品质来增强自信，从而克服自我组织方面的不足。

1.3 设定目标

• 设定目标的重要性，并指出目标是将模糊的挑战转化为具体可执行任务的关键工具。
• 设定 SMART 目标的原则，即：
  
  • Specific（具体的）：目标要清晰明确，避免含糊不清。
  • Measurable（可衡量的）：目标要有可衡量的标准，以便判断目标是否达成。
  • Achievable（可实现的）：目标要切合实际，避免设定过高或过低的目标。
  • Results-oriented（结果导向的）：目标要以结果为导向，而不是以活动为导向。
  • Time-related（有时限的）：目标要有明确的完成期限，以提供动力和保持势头。
• 将大型目标分解成若干小目标的重要性，并建议将目标细化到每周或每月，以便更好地管理和追踪进展。

1.4 平衡生活中的不同元素

• 生活中充满了各种各样的元素，它们都在争夺我们的时间和注意力，我们很容易被某个元素所吸引，而忽略了其他元素。
• 了保持生活各个方面平衡的重要性，包括工作、休闲、家庭和人际关系等，并建议通过设定目标来调整不同元素之间的平衡。

1.5 确定日常优先事项

• “重要-紧急矩阵”的概念，即根据任务的“重要性”和“紧急性”将其分为四类：
  
  • 重要且紧急：需要立即处理的任务。
  • 重要但不紧急：需要规划时间来完成的任务，但往往容易被忽略或推迟。
  • 紧急但不重要：需要质疑其紧急性，并考虑如何减少这类任务。
  • 既不重要也不紧急：不应该浪费时间和精力在这类任务上。
• 要尽量将时间花在“重要但不紧急”的任务上，并通过有效的规划和授权来减少“紧急但不重要”的任务。
• 介绍了“80/20 法则”，即 80% 的成果来自于 20% 的努力，强调了要将精力集中在少数重要的事情上，而不是分散在许多琐碎的事情上。

第二章：组织你的时间

2.1 你现在如何使用时间

• 2.1.1 监控练习 – 任务重要性
  
  • 在着手新的时间计划之前，先了解自己目前的时间使用情况。
  • 一个简单的监控练习，要求读者在至少三天内记录下自己每天的活动、所花费的时间以及该活动的“重要性”和“紧急性”评估。
  • 本章通过这个练习帮助读者提高对不同任务重要性的认识，并找出需要改进的方面。
• 2.1.2 辅助时间监控的科技应用
  
  •  RescueTime 等时间管理软件，可以自动记录电脑使用情况，分析用户在不同应用程序、网站或文件上花费的时间，并评估其工作效率。
  • 尽管这类软件能够准确地反映时间使用情况，但用户仍需根据自身情况对任务的“重要性”和“紧急性”进行判断。

2.2 规划你的活动

• 2.2.1 “待办事项”清单
  
  • 了“待办事项”清单的重要性，无论是以纸质形式还是电子形式记录，其核心目的都是一样的，即记录需要完成的任务。
  • 要使“待办事项”清单有效，需要注意以下几点：
    
    • 清单要基于明确的目标，而不是随意想到的任务。
    • 清单要分类管理，以便于查看和编辑。
    • 清单要区分不同任务的属性，例如：有固定期限的任务、需要持续关注的任务等。
    • 清单要合理设定预期，避免列出过多任务，导致压力和拖延。
    • 清单要定期回顾和更新，根据实际情况调整任务的完成期限。
• 2.2.2 规划你的一天
  
  • 在每天工作结束时规划第二天的工作，而不是在早上才开始规划。
  • 不要设定过多的任务，并预留一些时间来处理突发事件。
• 2.2.3 规划你的一周
  
  • 在每周结束时规划下一周的工作，重点是确保工作安排的总体平衡，并避免措手不及。
  • 在每周回顾时分析未完成任务的原因，并将其重新安排到下周的计划中。
• 2.2.4 概览未来三个月
  
  • 对未来三个月的工作进行概览，重点关注“重要但不紧急”的任务，例如：大型项目、发展任务等。
  • 确保不同任务的期限不冲突，对主要任务分配的时间切合实际，并将大型项目或任务分解成若干子任务，确定完成顺序和目标完成日期。

2.3 活动跟踪

• 2.3.1 电子工具
  
  • 电子工具在活动跟踪方面的优势，例如：信息整合、视图切换、自动提醒、时间和成本跟踪、任务分配和进度更新等。
  • 一些常用的任务和日历应用程序，例如：Microsoft To Do、Google Tasks、Apple Reminders、Monday.com、ClickUp、Outlook 等。
  • 了数据同步的重要性，建议在不同设备上使用相同的操作系统和应用程序，或者使用能够跨平台同步数据的应用程序。
• 2.3.2 纸质规划器和组织器
  
  • 纸质规划器和组织器的基本形式和优点，例如：便于携带、信息更新方便、可无限扩展等。
• 2.3.3 什么是最好的 – 电子还是纸质？
  
  • 选择电子工具还是纸质工具取决于个人喜好和工作方式。
  • 选择最适合自己的工具，并坚持使用，避免频繁更换工具导致信息分散和数据丢失。

2.4 安排你的时间 – 估计时间需求

• 2.4.1 将任务安排到一天中
  
  • 了估计任务所需时间的重要性，以便合理安排时间，避免任务时间超出预期，导致工作效率降低。
  • 将一天划分为若干个 30 分钟的时间段，并将任务安排到适当的时间段内。
• 2.4.2 提高时间安排准确性的活动
  
  • 通过记录每个任务的预估时间和实际时间，来评估自己的时间安排准确性，并找出需要改进的方面。

2.5 拖延

• 2.5.1 拖延的原因
  
  • 本章首先指出，拖延并不仅仅是懒惰或缺乏决心，并列举了一些常见的拖延原因，例如：
    
    • 不喜欢某些任务。
    • 容易分心。
    • 不想冒犯他人。
    • 对时间评估过于乐观。
    • 害怕失败。
    • 完美主义。
• 2.5.2 克服拖延的策略
  
  • 十种克服拖延的策略，例如：
    
    • 不要害怕恐惧。
    • 调整痛苦平衡。
    • 给自己积极的暗示。
    • 使用视觉化。
    • 颠倒顺序。
    • 做出坚定的承诺。
    • 将重复性任务仪式化。
    • 安排休息时间。
    • 记录成功。
    • 创造动力。

2.6 按时完成任务

• 2.6.1 处理不切实际的最后期限
  
  • 本章列举了五种导致任务无法按时完成的原因：
    
    • 最后期限不切实际。
    • 最后期限没有得到充分的规划。
    • 负责完成任务的人无法开始工作。
    • 负责完成任务的人被其他人耽误了。
    • 负责完成任务的人在任务上花费了比必要更多的时间。
  • 在设定最后期限时就对其进行评估，如果认为最后期限不切实际，要积极地与设定者沟通，探讨是否有其他解决方案。
• 2.6.2 规划以按时完成任务
  
  • 将任务分解成若干个阶段，并估计每个阶段所需的时间，以确保按时完成任务。
  • 在计划中预留一些时间来处理意外事件和延误。
• 2.6.3 无法开始工作
  
  • 无法开始工作往往是由于计划不周，例如：缺乏必要的信息、最后期限遥远等。
  • 从最简单的部分开始着手，以克服心理障碍，创造动力。
• 2.6.4 避免被他人耽误
  
  • 提前通知其他人自己需要他们提供什么信息，以及需要他们何时提供信息，以确保按时完成任务。
• 2.6.5 不要过分追求完美
  
  • 过分追求完美会导致任务无法按时完成，并建议在必要的时候学会放手。

第三章：了解你的工作方式

3.1 在适当的时间安排任务

• 3.1.1 认识到不同任务对你的要求
  
  • 大多数工作任务可以分为三大类：维护任务、与人相关的任务、创造性、计划和解决问题的任务。
  • 维护任务：指那些例行公事，例如：日常办公事务、整理工作空间、完成日常信件等，这类任务对精力要求最低。
  • 与人相关的任务：指那些需要与他人互动完成的任务，例如：谈判、参加会议、说服、审查绩效、建立人脉、解决问题或投诉、演示、培训、面试等，这类任务对情感精力的要求最高。
  • 创造性、计划和解决问题的任务：指那些需要集中注意力和大量时间来完成的任务，例如：准备计划和项目简报、撰写报告、分析信息和得出结论、寻找问题的解决方案、产生新想法等。
  • 根据不同任务对精力的要求，将它们安排在一天中不同的时间段。
• 3.1.2 什么是你最好的时间？
  
  • 每个人都有自己的“生物钟”，即在一天中不同的时间段精力水平会有所波动。
  • 通过实验来找到自己精力最充沛的时间段，并将最需要集中注意力的任务安排在这些时间段。
  • 根据身体状况和工作进展情况灵活调整工作安排，不要拘泥于固定的时间表。
• 3.1.3 为什么你不能总是依赖相同的生物钟
  
  • 身体状况和外部环境会影响精力水平，因此不能总是依赖相同的生物钟。
  • 根据实际情况调整工作安排，例如：在身体不适或疲劳时，可以选择做一些比较轻松的任务，而在精力充沛时，可以抓住机会完成更多工作。
• 3.1.4 根据你的可用时间安排任务
  
  • 有些任务需要整块的时间来完成，而有些任务可以分段完成。
  • 根据可用时间选择合适的任务，避免在时间不足的情况下强行完成需要长时间集中精力的任务。

3.2 保持专注和动力

• 3.2.1 集中精力的工作方法
  
  • 人类的注意力是有限的，长时间集中注意力会导致疲劳和效率下降。
  • 将长时间的任务分解成若干个小目标，并在每个目标之间安排短暂的休息时间，以保持专注和动力。
  • 在休息时间做一些与工作内容不同的活动，例如：伸展身体、放松眼睛、做一些简单的家务等。

3.3 利用习惯的力量

• 3.3.1 习惯的形成
  
  • 习惯是通过重复和强化形成的，并举例说明了日常生活中的习惯是如何形成的。
• 3.3.2 工作习惯
  
  • 良好的工作习惯可以提高工作效率，而糟糕的工作习惯则会降低工作效率。
  • 本章列举了一些可以形成习惯的工作任务，例如：更新工作计划、处理收到的信息、保持工作空间整洁、进行例行归档和电脑维护等。
• 3.3.3 改变习惯的技巧
  
  • 十条改变习惯的技巧，例如：
    
    • 积极思考想要养成的习惯，将其与积极的结果联系起来。
    • 将新习惯与积极的自我形象联系起来。
    • 改变不利于养成新习惯的环境。
    • 用有益的习惯取代坏习惯。
    • 每次进行新行为时，都要给自己立即的积极强化。
    • 将新例行公事与工作日中的关键时间点联系起来。
    • 持续强化和监控新行为，直到它成为习惯。
    • 使用清单、表格和模板来减少完成例行任务所需的脑力劳动。
    • 不要一次尝试太多，要循序渐进。

3.4 有条理地做决定

• 3.4.1 分类决策
  
  • 我们每天都要面对各种各样的决策，有些决策很简单，有些决策很复杂。
  • 根据决策的性质将它们分类，以便于处理。
  • 本章将决策分为四类：
    
    • A类：行动方案清晰，可以立即采取行动的决策。
    • B类：应该由其他人负责或可以授权给其他人的决策。
    • C类：需要进一步信息才能做出决策的决策。
    • D类：拥有所有必要的信息，但需要在做出决策或建议之前进行思考的决策。
• 3.4.2 决策的四个步骤
  
  • 做任何重大决策的四个步骤：
    
    • 澄清谁、什么和如何：通过问自己一些问题来澄清决策的目标、责任、信息需求、影响等。
    • 确定可行的选择：避免过早地评估选项，以确保能够全面地考虑所有可能性。
    • 权衡每个选择的利弊：使用简单的平衡表策略来分析信息和评估选项。
    • 缩小选择范围，直到能够做出选择：考虑风险、收益、可行性等因素，最终做出决策。
• 3.4.3 影响决策的因素
  
  • 一些可能阻碍有效决策的因素，例如：
    
    • 恐惧和焦虑
    • 无意识的偏见和直觉
    • 努力程度不当
    • 他人的行为
    • 逃避决策的诱惑
    • 未能继续前进

第四章：组织信息

4.1 识别重要信息

• 列举了一系列问题，用于帮助读者判断信息的价值：
  
  • 这条信息与我工作的关键要素相关吗？
  • 如果我必须付费，我会选择接收或保留这条信息吗？
  • 如果我忽略它，最糟糕的情况会是什么？
  • 这是我目前需要的信息吗？如果不是，我以后需要的时候可以轻易获取吗？
  • 80% 的价值来自 20% 的信息。这条信息属于最重要的 20% 吗？
• 要专注于重要的信息，接受自己的判断会不完美，并区分“紧急”和“重要”的概念。

4.2 采用系统的方法

• “一次性处理信息”的误区，并提出了“五D”原则，即对每一份文件或信息采取以下五种行动之一：
  
  • Discard（丢弃）：如果信息没有价值，立即丢弃。
  • Deal with（处理）：如果可以立即处理，则立即处理。
  • Decide future action（决定未来行动）：如果需要稍后再处理，则决定何时以及如何处理。
  • Direct（转交）：如果信息应该由其他人处理，则转交给相关人员。
  • Deposit（存档）：如果信息需要存档，则将其归档。

4.3 避免过载

• 信息过载会导致压力和效率下降，并提出了以下几种减少信息过载的方法：
  
  • Opt-out（选择退出）：从不需要的邮件列表或订阅中退订。
  • Filter（过滤）：使用垃圾邮件过滤器和搜索引擎过滤器来减少不必要的信息。
  • Disconnect（断开连接）：限制检查邮件和社交媒体的频率，给自己一段不受干扰的时间。
  • Delete（删除）：果断删除无用的邮件和文件。
  • Cooperate（合作）：与同事合作，减少信息重复和不必要的沟通。

4.4 提高阅读效率

• 4.4.1 为什么我们阅读速度慢？
  
  • 大多数人的阅读速度比应有的速度慢，并分析了导致阅读速度慢的原因，例如：每次注视的单词数量有限、注视时间过长、不自主或故意地回跳到已阅读的材料等。
• 4.4.2 提高你的速度
  
  • 两种提高阅读速度的技术：元引导和快速连续视觉呈现。
  • 元引导：使用手指或其他工具引导眼睛快速移动，以减少回跳和分心。
  • 快速连续视觉呈现：将文本中的单词依次快速呈现在读者面前，以减少注视时间。
• 4.4.3 预览以提高理解力
  
  • 在阅读长篇文件之前先浏览目录、引言和总结，以建立对文章结构和主要观点的了解，从而提高阅读速度和理解力。
• 4.4.4 改变你的阅读速度
  
  • 根据文本的难度和自己的理解程度调整阅读速度，不要一味追求快速阅读。
• 4.4.5 专注于重要内容
  
  • 在阅读时始终牢记“我需要从这篇文章中得到什么”的问题，以便快速找到并记住对自己有用的信息。
• 4.4.6 开发扫描技巧
  
  • 扫描技巧，即快速浏览文本，寻找特定的信息。

4.5 管理你的记忆力

• 记忆力是个人组织的重要组成部分，并介绍了十种提高记忆力的策略：
  
  • 确定所需的记忆力水平。
  • 带着问题阅读。
  • 了解信息的总体模式。
  • 区分识别和回忆。
  • 使用信息。
  • 复习重要信息。
  • 将同类物品放在一起。
  • 为经常丢失的物品指定存放位置。
  • 编造自己的记忆口诀。
  • 重复新认识的人的名字。

第五章：组织你与他人合作的方式

5.1 会议策略

• 5.1.1 我们为什么要开会？
  
  • 会议是工作中不可避免的一部分，但许多会议效率低下，浪费时间。
  • 本章分析了人们参加会议的原因，除了做出决策之外，还包括：培养重要感、给同事留下印象、避免被排斥、社交等。
  • 本章还列举了开会的目的，包括：传达信息、征求意见、提供进度更新、激发新想法、共同完成项目、激励团队、制定策略、达成决策等。
• 5.1.2 低效会议的原因
  
  • 低效会议通常是由于计划不周和管理不善造成的。
  • 计划不周：例如，没有议程、议程准备不充分、会议目标不明确、缺少必要的信息等。
  • 管理不善：例如，时间控制不当、讨论偏离议题、无法控制爱发表意见的人、无法从讨论中得出结论等。
• 5.1.3 召开会议时要记住的十点
  
  • 本章列举了召开会议时要记住的十点，例如：
    
    • 制定清晰的议程。
    • 为每个议题设定时间限制。
    • 限制参会人数。
    • 将会议安排在午餐前或一天结束时。
    • 不要在自己的工作区域召开会议。
    • 准时开始会议。
    • 不要让讨论偏离议题。
    • 不要在信息不足的情况下讨论问题。
    • 避免在会议结束时讨论“其他事项”。
    • 确保在会议结束后尽快编写会议纪要。
• 5.1.4 参加会议时要记住的十点
  
  • 参加会议时要记住的十点，例如：
    
    • 确保事先了解会议目标。
    • 拒绝参加与自己无关的会议。
    • 如果只对会议中的一个议题感兴趣，请求将其安排在议程靠前的位置。
    • 始终阅读议程和会议文件。
    • 如果预计自己的观点会遭到反对，可以事先进行游说。
    • 思考如果无法得到自己想要的结果，可以接受什么结果。
    • 不要过度承诺。
    • 如果会议时间过长，可以安排一个“重要”的约会或中断。
    • 帮助主席控制会议节奏。
    • 设定固定的会议时间，并告知他人。

5.2 远程会议

• 5.2.1 远程会议的优缺点
  
  • 远程会议的优势在于节省了参会者的时间和差旅费用，但同时也存在一些挑战，例如：技术问题、枯燥乏味、参与度低、缺乏眼神交流等。
• 5.2.2 提高远程会议效率的十个步骤
  
  • 列举了提高远程会议效率的十个步骤，例如：
    
    • 确保所有参会者都熟悉使用的平台和会议礼仪。
    • 准备一个备用平台，以防出现技术问题。
    • 鼓励参会者提前加入会议。
    • 提前明确会议目标，制定清晰的议程。
    • 提前分配任务，并在会议期间给每个人分配角色。
    • 不要过于频繁地召开远程会议。
    • 使用多种媒体来传达信息。
    • 在会议期间提问，确保所有人的参与。
    • 提供参与的机会，尤其是邀请那些 hitherto 保持沉默的人发言。
    • 录制会议，供无法参加的人观看，并在会议结束后征求反馈意见。

5.3 会议的替代方案

• 有些会议可以通过其他更有效的方式来完成，例如：
  
  • 使用电子邮件或在线演示来传达信息。
  • 使用协作应用程序和云端团队软件来分配责任、分享想法、解决问题、跟踪进度和共同修改文档。
  • 使用电子邮件群组来征求意见。
  • 使用电子邮件和即时通讯来回答问题和分享想法。

5.4 授权

• 5.4.1 授权的好处
  
  • 授权是提高个人组织效率的重要手段，可以减轻工作负担，并为他人提供发展机会。
• 5.4.2 有效授权的五个步骤
  
  • 有效授权的五个步骤：
    
    • 决定授权什么任务。
    • 选择合适的人选。
    • 做好准备工作。
    • 宣传授权的好处。
    • 放手让被授权者去做。

5.5 克服干扰和打断

• 5.5.1 干扰和打断的影响
  
  • 干扰和打断会严重影响工作效率，并分析了现代社会中干扰和打断增多的原因，例如：科技发展、信息过载、多任务处理等。
• 5.5.2 减少干扰和打断的二十种方法
  
  • 本章列举了二十种减少干扰和打断的方法，例如：
    
    • 摆脱“必须时刻保持联系才能高效工作”的观念。
    • 明确每天的目标。
    • 在日历中安排不受干扰的时间段。
    • 为“免打扰”时间段做好准备。
    • 使用“请勿打扰”卡片或降噪耳机。
    • 使用计时器来防止自我干扰。
    • 用更积极的策略来应对焦虑、无聊或孤独感。
    • 尽快完成容易引起焦虑的任务。
    • 将多个小任务合并起来处理。
    • 制定处理电子邮件的规则。
    • 在预定的时间休息和用餐。
    • 营造有利于高效工作的氛围。
    • 保持工作空间整洁。
    • 考虑换个地方工作。
    • 在不方便接听电话的时间回电。
    • 在分配任务时进行充分的说明。
    • 在网上工作时，避免点击无关链接。
    • 考虑使用网站拦截器。
    • 与经常打断你的上级沟通。
    • 高估完成任务所需的时间。
• 5.5.3 最大程度地减少干扰
  
  • 如何在不可避免的干扰发生时，将其对工作流程的影响降到最低，例如：
    
    • 记下关键信息，以便快速回到被打断的任务。
    • 控制干扰的时间。
    • 通过办公室布局和家具摆放来避免干扰。
    • 鼓励来访者事先写下要谈论的内容。
• 5.5.4 争取达到心流状态
  
  • “心流”的概念，即一种高度专注的状态，在这种状态下，人们可以完全沉浸在任务中，不受任何干扰。
  • 本章列举了一些达到心流状态的条件，例如：放松、专注、不受干扰的环境等。

5.6 学会说“不”

• 5.6.1 为什么说“不”很难？
  
  • 学会说“不”是保持对工作量控制的重要手段，但许多人难以拒绝他人的请求。
  • 本章分析了人们难以说“不”的原因，例如：不想显得不情愿、担心得罪他人、低估了答应请求后增加的压力等。
• 5.6.2 如何判断何时说“不”？
  
  • 通过以下问题来判断何时说“不”：
    
    • 这项请求与我的主要目标相符吗？
    • 如果我不做这件事，我的前景会受到影响吗？
    • 为了完成这件事，我需要放弃或推迟哪些其他事情？这会对其他目标产生什么影响？
    • 做这件事会导致任何不利的生活方式影响，例如：压力过大、休闲时间不合理地减少等？
    • 如果我不做这件事，我会错过任何发展新技能的机会吗？
• 5.6.3 如何说“不”？
  
  • 三种说“不”的方式：
    
    • 激进的方式：大声抱怨工作负担过重，指责对方不合理，发脾气或哭泣。
    • 胆怯的方式：含糊其辞地试图拖延决定，让对方不清楚自己是否拒绝了请求，浪费精力担心请求，最终不情愿地答应请求。
    • 自信的方式：表示很乐意帮忙，但简明扼要地解释自己为什么无法答应请求，并建议其他解决方案，以及自己可以提供的支持。
• 5.6.4 面对突如其来的请求
  
  • 在面对突如其来的请求时，不要立即做出决定，而是请求一些时间来考虑，以确保自己能够做出明智的选择。

第六章：组织你的空间

6.1 工作空间的人体工程学

• 强调了工作空间布局对工作效率的影响，并建议定期评估工作空间的人体工程学，以确保工作环境舒适、安全和高效。
• 列举了一系列问题，用于帮助读者评估工作空间的人体工程学，例如：
  
  • 桌面是否有足够的空间和整洁度，让你能够舒适地工作，而不受干扰？
  • 电脑旁边是否有足够的空间放置工作文件？
  • 椅子是否可调节和支撑性良好？
  • 办公家具的摆放是否最适合你的不同需求？
  • 你经常使用的配件和设备是否触手可及？
  • 你的橱柜、抽屉和书架是否塞满了不需要的东西？
  • 你的存储设备是否适合存放你需要存放的东西？
  • 电脑显示器的摆放位置是否合适？
  • 你是否能够保持舒适和平衡的姿势使用键盘？
  • 你是否需要解决长时间使用笔记本电脑或平板电脑带来的问题？

6.2 运动的重要性

• 久坐不动对健康有害，并建议每隔 15 分钟左右站起来活动一下。
• 站立办公可以提高工作效率，因为站立时人们会感到更紧迫，更不容易分心。
• 一些站立办公的解决方案，例如：站立式工作站、可调节高度的显示器和键盘支架等。

6.3 解决杂乱无章的工作空间

• 6.3.1 整理橱柜、抽屉和书架
  
  • 从离办公桌最远的橱柜开始整理，因为这些橱柜里最有可能存放着不需要的东西。
  • 将不需要的东西丢弃，将同类物品放在一起，并确保所有文件盒都贴上标签。
• 6.3.2 整理你的办公桌空间
  
  • 杂乱无章的办公桌会导致效率低下、压力过大和无法确定优先级。
  • 不要在办公桌上堆放文件，使用文件托盘或“待处理”文件夹来存放需要处理的文件。
  • 将不需要的个人物品清理掉，并确保办公桌上只有每天需要使用的物品。
• 6.3.3 不要忽视你的电脑桌面
  
  • 杂乱无章的电脑桌面也会导致分心和效率低下。
  • 将文件分类存储在不同的文件夹中，删除不需要的快捷方式和应用程序，并使用桌面整理应用程序来管理图标。

6.4 清理纸堆

• 如何快速有效地清理堆积如山的纸质文件。
• 使用四个文件夹或文件筐来分类文件：
  
  • Deal with（处理）：需要处理的文件。
  • Distribute（分发）：需要转交给其他人的文件。
  • Read（阅读）：需要阅读的文件。
  • File（归档）：需要归档的文件。
• 果断丢弃不需要的文件，不要浪费时间阅读所有文件，并在处理完所有文件后，安排时间阅读、归档和处理需要处理的文件。

6.5 保持你的工作空间井然有序

• 如何保持工作空间井然有序，例如：
  
  • 按照“五D”原则处理文件。
  • 不要将办公桌用作文件存放空间。
  • 定期评估设备需求。
  • 不要将办公桌上的文件转移到办公室的其他地方。
  • 养成每天归档的习惯。
  • 从文件柜中取出文件后，尽快将其归档。

6.6 清理家中的杂物

• 杂乱无章的家庭环境也会影响工作效率和生活质量。
• 分房间清理杂物，并将物品分为四类：
  
  • 保留的物品
  • 存储的物品
  • 捐赠给慈善商店的物品
  • 丢弃的物品
• 为所有保留的物品找到合适的存放位置，并养成将物品归位的习惯。

第七章：组织文件系统

7.1 组织电脑文件

• 7.1.1 文件存储结构
  
  • 即使有了强大的文件搜索工具，也需要对电脑文件进行合理的分类和管理。
  • 将文件存储在“文档”库中，并根据年份、项目或客户等类别创建子文件夹。
• 7.1.2 文件名
  
  • 使用有意义的文件名，以便于查找和识别文件。
  • 使用日期格式（YYYY/MM/DD）来命名文件，以便按日期排序。
• 7.1.3 删除不必要的文件
  
  • 删除不需要的文件，例如：草稿、临时文件、无用的邮件等。
  • 定期清理浏览器收藏夹和下载文件夹。

7.2 手动归档纸质文件

• 7.2.1 文件存储问题
  
  • 大多数人存档的文件中有 85% 永远不会再被用到，并列举了一些常见的纸质文件存储问题，例如：
    
    • 信息存放位置不当。
    • 没有结构或结构不一致。
    • 没有充分考虑如何方便地检索信息。
    • 没有定期清理过时的信息。
    • 忘记了已有的文件，创建了重复的文件夹。
    • 存档了可以从其他地方轻易获取的信息。
    • 创建了过多的类别，导致系统难以管理。
    • 使用了不合适的存储设备。
    • 花费时间寻找放错地方的文件。
    • 不知道该把文件放在哪里。
• 7.2.2 当前项目和活动
  
  • 将需要经常查阅的文件存储在办公桌抽屉或文件推车中。
  • 为待处理的信件、待阅读的文件和会议文件分别创建一个文件夹。
• 7.2.3 主要参考文件
  
  • 将需要偶尔查阅的文件存储在主文件系统中。
  • 在项目完成后，清理项目文件中的废纸和草稿。
• 7.2.4 建立手动文件系统
  
  • 首先确定文件的分类，例如：客户、员工、项目、行政等。
  • 使用颜色编码来区分不同类别的文件。
  • 使用最广泛的描述来命名文件，并确保文件系统有扩展的空间。
  • 使用合适的存储设备来存放不同类型的文件。
• 7.2.5 归档文件
  
  • 在决定归档文件时，在文件顶部写上目标文件夹的名称。
  • 考虑在未来最有可能需要该文件的情况下，将其归档在哪个文件夹中。
  • 准备一份文件清单，以帮助你记住文件的位置，并避免创建重复的文件夹。
  • 不要归档已经存储在电脑中的信息。
  • 不要归档可以从其他地方轻易获取的信息。
  • 养成归档的习惯。
  • 不要归档你没有阅读过的文件。
• 7.2.6 修剪和清理你的文件
  
  • 定期清理文件，丢弃过时的信息。
  • 果断丢弃不需要的文件，不要浪费时间整理放错地方的文件。

7.3 数字化纸质文件

• 7.3.1 数字化的好处
  
  • 数字化纸质文件的好处，例如：节省空间、方便检索、便于共享等。
• 7.3.2 数字化的方法
  
  • 数字化纸质文件的方法，例如：使用扫描仪、OCR 软件等。
• 7.3.3 管理你的扫描文件
  
  • 使用文件管理软件来管理和检索电子文件。
  • 了备份的重要性。

第八章：有效使用科技

8.1 知道什么时候不使用科技

• 并非所有信息处理任务都适合使用科技，并列举了一些不适合使用科技的例子，例如：
  
  • 使用电子表格来进行少量的一次性计算。
  • 在开始创意工作之前进行过多的网络研究。
  • 在需要敏感性或微妙性的情况下使用电子邮件、短信或即时通讯。
  • 花时间学习一个软件包来完成一个可以手动完成的功能，而这个功能在你的工作中只是偶尔用到。

8.2 软件选择

• 8.2.1 软件选择的依据
  
  • 电脑用户和智能手机用户在选择软件时面临着众多的选择，并建议根据个人需求和工作方式选择合适的软件。
  • 选择简单易用的软件，而不是功能过于复杂的软件。
  • 在购买软件之前试用，以确保软件能够满足你的需求。
• 8.2.2 决定是否升级
  
  • 在决定是否升级软件时，考虑以下问题：
    
    • 我需要新功能吗？
    • 升级的好处是否值得花费成本和学习时间？
    • 是否需要同时升级硬件？
    • 软件是否稳定可靠？

8.3 有用的工具

• 8.3.1 办公软件
  
  • 重新审视你正在使用的办公软件，并充分利用其提供的功能来提高工作效率。
• 8.3.2 时间管理应用程序
  
  • 一些常用的时间管理应用程序，例如：Outlook、eM Client、Todoist、Trello 等。
• 8.3.3 提醒和提示应用程序
  
  • 一些常用的提醒和提示应用程序，例如：RescueTime、Focus Booster、Freedom、Cold Turkey 等。
• 8.3.4 组织想法的软件
  
  • 一些可以帮助用户组织想法的软件，例如：思维导图软件、大纲软件、笔记整理软件等。
• 8.3.5 笔记整理软件
  
  • 本章重点介绍了笔记整理软件的优势，例如：灵活、易用、功能强大、支持协作等。
  • 本章推荐了 Evernote 和 OneNote 这两款笔记整理软件。

8.4 快速输入数据

• 8.4.1 语音识别软件
  
  • 语音识别软件的原理和应用，例如：将语音转换成文本、录制语音文件等。
  • 本章推荐了 Dragon Professional 这款语音识别软件。
• 8.4.2 光学字符识别 (OCR)
  
  •  OCR 技术的原理和应用，例如：将扫描的文档转换成可编辑的文本、将表格数据导入电子表格等。
  • 本章推荐了 OmniPage、ABBYY FineReader 和 Adobe Acrobat 这三款 OCR 软件。
• 8.4.3 更快的键盘输入
  
  • 滑动手势键盘，可以提高在手机和平板电脑上输入文字的速度。
  • 使用在线键盘练习工具来提高打字速度和准确性。

8.5 组织网络研究

• 8.5.1 有效搜索的十个技巧
  
  • 十个有效搜索的技巧，例如：
    
    • 仔细构思搜索关键词。
    • 使用引号来搜索短语。
    • 不要包含标点符号、大小写或介词。
    • 使用加号和减号来缩小搜索范围。
    • 按日期过滤。
    • 使用 Google Alerts 来跟踪最新信息。
    • 浏览搜索结果，不要只点击排名靠前的链接。
    • 了解你最常用的搜索引擎，并利用其高级搜索功能。
    • 不要被无关链接分心。
    • 查看浏览器历史记录。
• 8.5.2 评估质量
  
  • 如何评估网络信息的质量和可靠性，例如：
    
    • 查看作者信息。
    • 查看网站的信誉。
    • 查看信息的更新日期。
    • 查看参考文献。
    • 查看是否有其他信誉良好的网站链接到该网站。
    • 查看信息的客观性。
    • 查看信息的呈现方式。
    • 交叉验证信息。
• 8.5.3 组织你找到的材料
  
  • 将收藏的网站链接分类存储在不同的文件夹中，并定期清理过时的链接。
  • 使用笔记整理软件来

第九章：在家工作时自我组织

9.1 在家工作的优缺点

• 本章首先指出，随着移动技术和宽带网络的发展，以及自由职业者人数的增加，在家工作的人数越来越多。
• 本章列举了在家工作的优点，例如：
  
  • 可以掌控自己的时间安排。
  • 没有人监督你。
  • 可以避免一些工作场所的干扰。
  • 可以灵活地将休闲或个人活动安排到传统的工作时间。
• 本章也列举了在家工作的挑战，例如：
  
  • 缺乏正常的工作场所结构。
  • 可能需要同时兼顾不同的角色。
  • 可能会有新的干扰。
  • 工作和家庭生活之间缺乏界限。
  • 与他人沟通和合作的难度增加。
  • 可能存在安全问题。
  • 工作空间有限。

9.2 平衡

• 9.2.1 建立工作时间表
  
  • 了在家工作时保持工作和休闲平衡的重要性。
  • 制定一个固定的工作时间表，并坚持执行，以避免工作时间无限延长。
  • 制定一个工作开始前的例行程序，例如：去特定的工作地点、登录工作账号、穿戴整齐等，以帮助自己进入工作状态。
• 9.2.2 核心时间和灵活时间
  
  • “核心时间”和“灵活时间”的概念，建议将一天中的大部分时间划分为“核心工作时间”和“核心休闲时间”，并将剩余时间灵活安排，以适应工作和生活的需要。
• 9.2.3 兼顾不同的角色
  
  • 在家工作的人可能需要同时扮演多个角色，例如：办公室经理、个人助理、簿记员、营销主管等。
  • 将这些角色纳入日常或每周的例行程序中，并为每个角色设定固定的时间，以确保所有任务都能得到完成。

9.3 专注

• 十种帮助在家工作者保持专注的方法：
  
  • 规划你的活动。
  • 设定最后期限。
  • 使用时间管理工具。
  • 奖励自己。
  • 拥有明确的工作地点。
  • 利用精力最充沛的时间段。
  • 使用清单。
  • 使用番茄工作法。
  • 使用网站拦截器。
  • 限制检查电子邮件的频率。

9.4 沟通和合作

• 9.4.1 与同事保持联系
  
  • 在家工作者需要积极地与同事保持联系，以避免感到孤立和脱离团队。
  • 参加面对面的会议和培训，并积极参与远程会议。
• 9.4.2 与家人沟通
  
  • 在家工作者需要与家人沟通，以确保工作和家庭生活能够和谐共处。
  • 与家人协商工作空间的使用和工作时间安排。

9.5 安全

• 9.5.1 数据安全
  
  • 了在家工作时数据安全的重要性。
  • 将工作数据和个人数据分开存储，并使用不同的用户账户。
  • 使用加密和密码来保护工作信息，并定期更改密码。
• 9.5.2 网络安全
  
  • 使用加密的 Wi-Fi 网络，并更改路由器的默认密码。
  • 尽量避免使用公共 Wi-Fi，如果必须使用，则使用 VPN 连接。
• 9.5.3 防范网络攻击
  
  • 谨慎对待网站链接和电子邮件附件，并定期更新杀毒软件和其他软件。
• 9.5.4 处理废弃文件
  
  • 尽量减少打印文件，并使用碎纸机来销毁包含个人信息的废弃文件。

9.6 合适的工作空间

• 了拥有一个舒适、功能齐全的工作空间的重要性。
• 选择一个可以关门的房间作为办公室，并配备舒适的椅子、宽敞的办公桌和充足的存储空间。
• 为办公室提供良好的照明和通风，并营造一个愉快的氛围。
• 读者注意一些与在家工作相关的法律、税务和监管问题。

第十章：保持良好的工作状态

10.1 回顾你的目标

• 定期回顾你在第一章设定的目标，并评估你的进展。
• 你问自己以下问题：
  
  • 哪些目标已经完全实现？
  • 你想要对剩下的目标做哪些修改？
  • 你是否发现了之前没有意识到的问题？
• 你根据目标的重要性进行排序，并制定一个行动计划来实现最重要的目标。

10.2 找到保持正轨的方法

• 一些帮助你保持正轨的方法，例如：
  
  • 定期回顾你的进展。
  • 记录你的进展。
  • 奖励自己。
  • 不要对自己太苛刻。
  • 想象你将如何工作以及你将获得的好处。
  • 让自己负起责任。
  • 与朋友或伴侣分享你的成功。
  • 采用适合你的新方法。

10.3 如果旧习惯再次出现怎么办？

• 在培养新习惯的过程中，你可能会遇到挫折，并建议你采取以下措施：
  
  • 分析挫折的原因。
  • 不要让挫折打击你的自信。
  • 回顾你的日记。
  • 寻找其他的成功途径。
  • 重新设定你的目标。
  • 专注于你的优先事项。
  • 从经验中吸取教训。
• 鼓励读者坚持不懈地努力，最终一定能够实现自我组织的目标。